Mandat du comité opérationnel du CVC

Autorité

Le comité opérationnel du CVC est soumis à l'autorité du conseil d'administration du CVC.

Obligation de rendre compte

Le comité opérationnel relève du conseil d'administration du CVC. Le président du comité opérationnel assiste aux réunions trimestrielles du conseil, à qui il fait rapport sur les objectifs opérationnels et les préoccupations potentielles d'ordre opérationnel. Les membres du conseil reçoivent les procès-verbaux des réunions du comité opérationnel.

Composition

Président

• Le président du comité opérationnel est chargé d'établir l'ordre du jour des réunions, de faciliter le déroulement des réunions et de travailler avec le comité. Le président du comité opérationnel est nommé par le président du conseil d'administration et provient normalement de la même organisation. Le président du comité opérationnel et le président du conseil d'administration ont des mandats de durée correspondante.
• Si le président n'est pas disponible pour une réunion, il est remplacé par le second représentant de son organisation.

Membres votants

• Le comité est formé de deux représentants des IRSC, de deux représentants du CRSNG et de deux représentants du CRSH. Les membres devraient avoir une connaissance approfondie du CVC et pouvoir discuter tant des exigences opérationnelles que des besoins en TI des organismes qu'ils représentent.
• Si un membre du comité opérationnel est incapable d'assister à une réunion, il peut y déléguer un remplaçant de son choix avec l'approbation du président.  

Membres sans droit de vote

• Au besoin, le comité compte un membre de l'lIS des IRSC, du CRSH/CRSNG chargé des questions de GI/TI pour faciliter la prise de décisions et de mesures de suivi, spécialement en ce qui concerne la mise en œuvre du Portail de recherche.
• Un employé, nommé par le président, est chargé de noter le contenu des réunions, d'en rédiger le procès-verbal, de déterminer les mesures de suivi à prendre et de distribuer la documentation des réunions aux membres du comité.

Réunions

Les réunions ont lieu tous les mois ou au moins une fois par trimestre.

Le lieu des réunions alterne entre les bureaux des IRSC (160, rue Elgin) et ceux du CRSNG/CRSH (350, rue Albert).

Quorum

Le quorum est nécessaire à la tenue d'une réunion du comité. L'atteinte du quorum requiert la présence d'un nombre suffisant de membres votants. Pour le comité opérationnel du CVC, 50 % des membres + 1 doivent être présents. De plus, le quorum nécessite la présence d'au moins un représentant de chaque organisme (IRSC, CRSNG et CRSH).

Vote

Les membres du comité discutent de tous les points pertinents. Une fois la discussion concernant un point nécessitant la tenue d'un vote terminée, le président procède à la mise aux voix. Il demande aux membres qui appuient la motion de lever la main. Il demande à ceux qui s'y opposent, puis à ceux qui préfèrent s'abstenir de faire de même. L'adoption d'une motion requiert un consensus entre les membres votants présents à la réunion. Si les membres ne peuvent parvenir à un consensus, les motions peuvent être soumises au conseil d'administration du CVC aux fins de décision.

Points à l'ordre du jour

Les points à l'ordre du jour sont établis à la fin de chaque réunion en vue de la prochaine réunion et sont compilés au cours du mois. Tous les membres du comité (y compris le personnel du CVC) sont invités à proposer au président des points à inscrire à l'ordre du jour. Les points à l'ordre du jour et les documents à l'appui doivent être soumis au moins une semaine avant la tenue de la prochaine réunion prévue à l'horaire.

L'ordre du jour, les mesures de suivi et les documents pertinents à l'appui sont distribués aux membres du comité au moins une semaine avant la tenue de la prochaine réunion du comité. Les membres reçoivent le procès-verbal dans les plus brefs délais suivant la réunion. Le procès-verbal est également transmis au conseil d'administration du CVC.

Attributions

Le comité opérationnel du CVC assure la gouvernance des activités au nom du conseil d'administration du CVC. Il est également responsable de la direction opérationnelle du CVC et de la surveillance de ses activités quotidiennes.

Principes directeurs

Le comité opérationnel du CVC remplit son rôle en se guidant sur les principes directeurs suivants :

1. S'assurer que toute demande de changement comportant des modifications au système est soumise à une évaluation adéquate de l'impact et des risques
2. S'assurer qu'un processus approprié de contrôle des changements est établi et respecté

Rôle

1. Gérer le processus de contrôle des changements au CVC
2. Assurer la surveillance continue du CVC sur le plan opérationnel

Responsabilités

Les responsabilités du comité opérationnel sont :

1. Examiner les problèmes liés au CVC et approuver une liste priorisée
2. Discuter des demandes de changement majeur, classer ces demandes par ordre de priorité et les approuver
3. Approuver les changements pour chaque nouvelle version du CVC
4. Faire des recommandations au conseil quant au plan stratégique et au plan opérationnel pluriannuels du CVC
5. Examiner toutes les pièces de communication destinées aux responsables du CVC
6. Faire rapport régulièrement au conseil des activités opérationnelles
7. Le président du comité opérationnel fait rapport au conseil.

Pouvoirs

Le comité opérationnel du CVC est autorisé :

• à créer des sous-comités et des groupes de travail;
• à tenir des réunions au besoin;
• à prendre des décisions par un processus spécial au besoin;
• à inviter des personnes-ressources et des experts aux réunions;
• à prendre des décisions sur des questions opérationnelles lorsque les membres du comité font consensus.

Évaluation

Au besoin, le comité opérationnel et ses progrès font l'objet d'une évaluation annuelle, dont les résultats (sous forme de rapport) sont transmis au conseil chaque printemps.

Nominations

Le représentant de chaque organisme subventionnaire au sein du conseil fait les nominations respectives au comité opérationnel du CVC.

Mandat

Créé : 9 décembre 2013
Approuvé : 11 juillet 2014
Révisé : 17 septembre 2015 et 7 mai 2018
Approuvé avec les modifications : 6 octobre 2015; 24 mars 2016 et 10 mai 2018.